Il lavoro di segreteria in azienda può apparire datato se non addirittura obsoleto, per via delle nuove tecnologie e dei software di condivisione dei dati. La figura della segretaria alla scrivania, che accoglie i clienti e opera gestendo documenti e facendo fotocopie, è comunque ancora attiva e la qualità della sua postazione e degli strumenti tecnologici a disposizione è fondamentale per il rendimento e il benessere di chi la occupa.

La stampante e la fotocopiatrice

Quando è necessario produrre documenti da firmare in calce che non possono essere prodotti a livello digitale, è opportuno optare per una tecnologia innovativa che semplifichi il lavoro della segreteria e incoraggi un utilizzo consapevole della carta (possibilmente riciclata). Le stampanti multifunzione di nuova generazione rendono più efficienti le operazioni quotidiane, fungendo inoltre da scanner e fax.

Naturalmente, in un’azienda la stampante laser risulta più efficiente di una a getto d’inchiostro, sia per quanto concerne i costi del toner che la qualità stessa delle stampe. Rapidità, possibilità di connessione wi-fi e stampa fronte-retro sono alcune delle opzioni immancabili che consentono alla segreteria di lavorare in maniera ottimale e rapida. Può completare le funzionalità l’opportunità di fare fotocopie con un unico dispositivo, senza dover obbligatoriamente acquistare un diverso sistema.

Ormai, rispetto al passato, i costi di una stampante laser dalle funzioni molteplici è più accessibile e consente di produrre documenti di qualità sotto ogni punto di vista.

PC e utility

Che si tratti di un PC fisso o di un laptop, l’addetto alla segreteria deve potervi lavorare con comodità a livello tecnologico quanto fisico. Un computer non in linea con le esigenze interne può rallentare e frustrare il dipendente. Specialmente se occorre gestire la contabilità o gli appuntamenti, lo spazio di archiviazione per sostenere determinati software è prioritario. Ma anche la velocità data dalla RAM, per passare da un’operazione all’altra senza tempi morti.

Una buona sedia ergonomica, un tappetino per il mouse completo di appoggio per il polso e una corretta illuminazione migliorano le performance lavorative. D’altronde, esiste una campagna denominata “Sicurezza e salute sul lavoro nell’era digitale 2023-2025” lanciata da EU-OSHA che si focalizza proprio sul benessere dei dipendenti in questa era tecnologica.

Spazio, praticità ed elementi decorativi

Il telefono squilla e, mentre la segretaria risponde, arriva un’e-mail con priorità alta e contemporaneamente suonano alla porta. Si tratta solo di un esempio di quello che può accadere nella segreteria di un ufficio privato, scolastico o medico. Il multitasking è spesso prerogativa di chi deve fare un lavoro variegato, dinamico, ma anche impegnativo, perché l’errore umano è sempre in agguato.

In virtù di un’organizzazione che consenta al dipendente comodità ed efficienza, bisogna garantire i giusti spazi per muoversi, con la stampante o la fotocopiatrice a portata di mano e un telefono aziendale portatile al fine di consentire maggiore fluidità.

Lo spazio disponibile deve essere adeguato, naturalmente sulla base delle possibilità interne e l’ambiente intorno a sé gradevole. Soprattutto se si ricevono persone, si dovranno predisporre delle sedute, magari aggiungere una macchinetta del caffè o un erogatore di acqua e qualche pianta decorativa.

In definitiva, bastano davvero pochi accorgimenti perché la segreteria sia organizzata e confortevole.