La compilazione della nota spese è un’operazione che si ritrovano a fare molti dipendenti quando devono sostenere dei costi per motivi di lavoro. Può trattarsi di una trasferta fuori sede, del ticket del parcheggio o dell’autostrada, del pasto, dell’acquisto di materiali, della bolletta del telefono, dei biglietti del treno o dell’aereo o altre tipologie di spese. Si tratta tutto sommato di un’operazione semplice, ma che può davvero risultare tediosa e far cadere in errore.

Quando parliamo di nota spese facciamo riferimento ad un modulo che contiene tutte le informazioni relative alla spesa in questione, come il tipo di spesa, la data, l’importo e altro. Con questi dati il datore di lavoro o, meglio, l’ufficio amministrazione dell’azienda potrà poi rimborsare il dipendente di quanto investito. Dal momento che il rimborso dipende dalla nota spese è chiaro quanto sia importante la corretta compilazione della stessa.

Note spese? Il 20% delle volte contengono errori

È statisticamente provato che 8 volte su 10 la nota spese si redige correttamente, ma nelle restanti due volte, quindi nel 20% dei casi, si commettono degli errori. Questi comportano una perdita di tempo sia per il dipendente che per l’ufficio amministrazione.

In molti si chiederanno, relativamente alla compilazione nota spese: come fare? Come fare a semplificare questo procedimento per far sì che quel 20% sia ridotto ancora di più? Come tagliare i tempi di questa annosa procedura? La risposta ce la fornisce il conto corrente business di Qonto che offre un servizio d’eccezione che risolve il problema alla radice; vediamo come.

Qonto: un servizio ad hoc per semplificare la presentazione delle note spese

Chi apre il conto corrente aziendale con Qonto ha l’opportunità di richiedere più carte nominative aziendali da fornire ai propri collaboratori, interni o esterni all'azienda (come ad esempio consulenti). Questo significa che il singolo dipendente o collaboratore può effettuare le spese di lavoro in autonomia ma senza anticipare liquidità di tasca propria. È chiaro che questo non significa che il collaboratore ha libero utilizzo dei fondi aziendali senza controllo, ma semplicemente che tutto si semplifica.

Il titolare del conto, infatti, definisce a priori il tetto massimo di spesa consentito su quella carta di debito e ha la possibilità di controllare costantemente i movimenti sul conto, visto che ne ha pieno controllo dal proprio smartphone o computer grazie all’app Qonto.

Ogni transazione è tracciata e può essere identificata da “tag” aggiuntivi (fino a tre livelli di tag) che consentono, volendo, di categorizzare in un attimo le transazioni, con il vantaggio così di avere pieno controllo degli investimenti della propria azienda. Le spese con carta fisica sono addirittura auto-categorizzate. Con un sistema di questo tipo si possono evitare del tutto le richieste di rimborso, prevenendo qualsiasi errore e confusione. Al dipendente non resterà che registrare il giustificativo della spesa con una fotografia dall’applicazione di Qonto e lo scontrino verrà automaticamente sincronizzato al relativo movimento del conto e, al bisogno, aggiungere direttamente in-app delle note per gli admin.

I vantaggi di Qonto ovviamente non finiscono qui, poiché oltre alla carta aziendale è possibile fornire ai propri dipendenti anche gli accessi al conto business online, sempre definendo le operazioni eseguibili (imponendo quindi delle limitazioni preimpostate). Se necessario, quindi, i dipendenti possono eseguire in autonomia l'inserimento di richieste di bonifico, sgravando il titolare dalle stesse. Questi potrà soltanto limitarsi a validare (o rifiutare) le richieste con un semplice click, avendo così sempre sotto controllo i movimenti del conto. Può inoltre essere fornito un accesso dedicato ed in sola lettura anche al proprio commercialista che così, da solo, potrà estrarre le informazioni relative ai movimenti sul conto, come gli estratti conto, ed i relativi giustificativi di spesa.